1. | 문서주관부서 : 교내의 문서수발 사무를 주관하는 부서를 말한다. |
2. | 문서주무부서 : 문서내용의 처리를 주관하는 부서를 말한다. |
3. | 집중관리 : 처리 완결된 모든 문서를 부서단위로 문서주관부서에서 일괄 집중하여 보관ㆍ보존하는 것을 말한다. |
4. | 분산관리 : 과(팀)단위로 문서주무부서에서 처리 완결된 모든 문서를 일괄하여 보관ㆍ보존하는 것을 말한다. |
5. | 보관 : 문서의 처리 완결된 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다. |
6. | 보존 : 보관이 끝난 문서를 정해진 보존기간에 따라 보유·관리하는 것을 말한다. |
7. | 이관 : 보관 중인 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 정해진 보존주관부서에 인계하는 것을 말한다. |
8. | 문서보존주관부서 : 문서보존을 담당하는 부서를 말한다. |