① | 문서의 보존기간은 다음 각 호와 같이 6종류로 구분한다. <개정 2011.9.26.> |
1. | 영구보존 : 영속할 성질이 있는 아래 각 목의 문서로서 영구히 증거 또는 참고의 필요성이 있거나, 중요 연혁을 증명하는 서류와 각종 중요대장을 그 대상으로 하며, 원본은 마이크로필름으로 촬영한 후 영구히 보존한다. |
가. | 예규문서, 규정문서 중 공표 원본문서, 학위수여대장, 인사발령대장 등 |
나. | 교사에 참고가 될 문서(인ㆍ허가장 등 중요연혁 증명서류) |
다. | 특수대장 원부 |
라. | 위 각 목 이외에 영구적으로 참고할 필요가 있다고 인정되는 문서 |
2. | 준영구보존 : 영구보존할 필요는 없으나, 10년 이상 보존할 문서로서, 원본을 마이크로필름으로 촬영한 후 원본을 폐기하여도 무관한 문서를 말한다. |
가. | 영구보존 문서에는 속하지 않으나 후일에 증거 또는 참고가 되는 문서 |
나. | 중요 정책문서 중 준영구적으로 보존할 필요성이 있는 문서 |
3. | 10년 보존 : |
가. | 일반정책 및 제도에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고문서 |
나. | 각종 인가, 허가 및 면허 등에 관한 원본문서 |
다. | 신입생 선발 업무 중 수시모집, 정시모집 및 편입생, 시간제등록생 모집과 관련된 제반사항을 이행하는 업무에 관한 문서 <신설 2022.8.19.> |
라. | 그 밖의 6년 이상 10년 이하의 기간 동안 보존할 필요성이 있는 문서 <번호개정 2022.8.19.> |
4. | 5년 보존 : |
가. | 예산 및 결산 등의 관계문서 |
나. | 각종 감사 관계문서 |
다. | 입학업무 기본계획 및 업무일반사항을 이행하는 업무에 관한 문서 <개정 2022.8.19.> |
라. | 그 밖의 문서로서 4년 이상 5년 이하의 기간 동안 보존할 필요성이 있는 문서 |
5. | 3년 보존 : 업무수행상 당분간 참고가 되나 후일에는 참고할 필요성이 없는 문서 |
가. | 각종 증명서의 발급 관계문서 |
나. | 주요업무계획 관계문서 |
다. | 그 밖의 문서로서 2년 이상 3년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서로서 후일에 참고할 필요가 없는 문서 |
라. | 일일명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서 |
마. | 부서간 단순한 요구자료, 업무연락, 조회 등을 위한 문서 |
바. | 그 밖의 문서로서 4년 이상의 보존기간을 부여하여 보존할 필요성이 없는 문서 |
6. | 1년 보존 : |
가. | 1회로 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참고할 필요가 없는 문서 |
나. | 일일명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서 |
다. | 부서간 단순한 요구자료, 업무연락, 조회 등을 위한 문서 |
라. | 그 밖의 문서로서 1년 이상의 보존기간을 부여하여 보존할 필요성이 없는 문서 |
② | 문서의 종별 보존기간은 문서분류 및 보존연한 별지 서식 2에 따르며, 그 외의 문서는 주무부서장이 정한다. <개정 1998.9.4., 2011.9.26.> |
③ | <삭제 2022.8.19.> |