제정 : 1979. 3. 1.
개정 : 2022. 8. 19.
제1장 총칙
| 제1조(목적) |
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이 규정은 처리 완결된 문서의 편철 및 보관·보존의 방법과 절차를 정하여 문서의 체계적인 관리 및 관련 정보자료를 신속하고 효율적으로 활용하도록 하기 위하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 1998.9.4.>
| 제2조(적용범위) |
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교내 모든 문서의 편철, 보관 및 보존은 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다.
[본조신설 1998.9.4.]
| 제3조(용어의 정의) |
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이 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. <개정 1998.9.4., 2011.9.26.>
| 1. | 문서주관부서 : 교내의 문서수발 사무를 주관하는 부서를 말한다. |
| 2. | 문서주무부서 : 문서내용의 처리를 주관하는 부서를 말한다. |
| 3. | 집중관리 : 처리 완결된 모든 문서를 부서단위로 문서주관부서에서 일괄 집중하여 보관ㆍ보존하는 것을 말한다. |
| 4. | 분산관리 : 과(팀)단위로 문서주무부서에서 처리 완결된 모든 문서를 일괄하여 보관ㆍ보존하는 것을 말한다. |
| 5. | 보관 : 문서의 처리 완결된 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다. |
| 6. | 보존 : 보관이 끝난 문서를 정해진 보존기간에 따라 보유·관리하는 것을 말한다. |
| 7. | 이관 : 보관 중인 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 정해진 보존주관부서에 인계하는 것을 말한다. |
| 8. | 문서보존주관부서 : 문서보존을 담당하는 부서를 말한다. |
[번호개정 1998.9.4.]
| 제4조(1건철) |
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문서는 매 안건마다 그 발생, 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여, 발생순으로 표지를 사용하여 1건으로 합철한다. <개정 1998.9.4.>
[번호개정 1998.9.4.]
| 제5조(분류) |
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처리 완결된 문서는 문서주무부서에서 기능 종별로 분류한다. <개정 2011.9.26.>
[본조신설 1998.9.4.]
| 제6조(보관철의 사용) |
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| ① | 1건철이 된 문서를 보관할 때에는 문서색인목록 별지 서식 4를 작성하여 보관철을 사용한다. 다만, 특별한 형식의 문서는 그 규격에 따라 적절한 보관철을 사용할 수 있다. <개정 2011.9.26.> |
| ② | 보관철 내의 문서량은 200매를 기준으로 함을 원칙으로 한다. |
[본조신설 1998.9.4.]
| 제7조(편철방법) |
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완결된 1건 문서는 완결 일자 순으로 최근 문서가 위에 나타나도록 철하고, 색인 목록 별지 서식 3을 붙인다. <개정 1998.9.4., 2011.9.26.>
제2장 편철 및 보관
| 제8조(조견표) |
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보관철의 조견표에는 문서분류번호 기능명칭, 부제목, 보존기간, 보존기간의 완료일자를 별지 예시와 같이 기재하여야 한다.
| 제9조(색인목록) |
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색인목록에는 최종 1건문서의 대표적 완결문서건명을 기재한다. 다만, 대표적 문서건명으로 1건철의 내용이 분명하지 아니할 때에는 부제목을 기재한다. <개정 1998.9.4.>
| 제10조(특수문서의 보관) |
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첨부물이 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란한 경우에는 관계기관기호, 분류번호, 일자 및 제목을 기재하여 별도로 보관할 수 있다. <개정 2011.9.26.>
[번호개정 1998.9.4.]
제3장 인계 및 이관
| 제11조(인계이관) |
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| ① | 문서주무부서에서 편철된 5년 이상의 보관문서는 별지 서식 5(보존문서 인계이관 목록)를 2부 작성하여 보존기간 개시 1개월 이내에 총무인사처 총무구매팀 또는 총무처 총무팀에 인계이관 한다. 다만, 보존문서 중 수시로 해당 부서에서 열람할 필요가 있는 문서철은 문서주무부서에서 보관할 수 있다. <개정 1998.9.4., 2011.9.26., 2013.4.2. 2015.4.1.> |
| ② | 각 캠퍼스 총무구매팀은 전항의 내용에 따라 인계된 보존문서 보관철을 별도로 정하는 장소로 이관하여 보존하며, 보관책임자는 총무인사처장 또는 총무처장으로 한다. <개정 1998.9.4., 2011.9.26., 2013.4.2.> |
[번호개정 1998.9.4.]
| 제12조(보존기간 3년 미만 문서의 보관) |
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보존기간이 3년 미만인 보존문서는 문서주무부서에서 정리ㆍ보관한다. <개정 2011.9.26.>
[본조신설 1998.9.4.]
제4장 보존
| 제13조(보존) |
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모든 보존문서 보관철은 부서별로 연도별, 분류번호별, 보존기간별로 보존하여야 한다. <개정 1998.9.4.>
| 제14조(보존 문서대장) |
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보존문서는 별지 서식 1에 의한 보존문서기록대장에 보존기간별로 기록하여 비치한다. <개정 2011.9.26.>
[본조신설 1998.9.4.]
| 제15조(점검 및 소독) |
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보관책임자는 연 1회 이상 보존문서와 보존문서기록대장을 대조하여 보존 상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질과 충해 등을 방지하기 위하여 소독 등 필요한 조치를 취하여야 한다. <개정 2011.9.26.>
[본조신설 1998.9.4.]
제5장 대여 및 열람·폐기
[제목개정 2011.9.26.]
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제16조(보존기간) |
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| ① | 문서의 보존기간은 다음 각 호와 같이 6종류로 구분한다. <개정 2011.9.26.> |
| 1. | 영구보존 : 영속할 성질이 있는 아래 각 목의 문서로서 영구히 증거 또는 참고의 필요성이 있거나, 중요 연혁을 증명하는 서류와 각종 중요대장을 그 대상으로 하며, 원본은 마이크로필름으로 촬영한 후 영구히 보존한다. |
| 가. | 예규문서, 규정문서 중 공표 원본문서, 학위수여대장, 인사발령대장 등 |
| 나. | 교사에 참고가 될 문서(인ㆍ허가장 등 중요연혁 증명서류) |
| 다. | 특수대장 원부 |
| 라. | 위 각 목 이외에 영구적으로 참고할 필요가 있다고 인정되는 문서 |
| 2. | 준영구보존 : 영구보존할 필요는 없으나, 10년 이상 보존할 문서로서, 원본을 마이크로필름으로 촬영한 후 원본을 폐기하여도 무관한 문서를 말한다. |
| 가. | 영구보존 문서에는 속하지 않으나 후일에 증거 또는 참고가 되는 문서 |
| 나. | 중요 정책문서 중 준영구적으로 보존할 필요성이 있는 문서 |
| 3. | 10년 보존 : |
| 가. | 일반정책 및 제도에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고문서 |
| 나. | 각종 인가, 허가 및 면허 등에 관한 원본문서 |
| 다. | 신입생 선발 업무 중 수시모집, 정시모집 및 편입생, 시간제등록생 모집과 관련된 제반사항을 이행하는 업무에 관한 문서 <신설 2022.8.19.> |
| 라. | 그 밖의 6년 이상 10년 이하의 기간 동안 보존할 필요성이 있는 문서 <번호개정 2022.8.19.> |
| 4. | 5년 보존 : |
| 가. | 예산 및 결산 등의 관계문서 |
| 나. | 각종 감사 관계문서 |
| 다. | 입학업무 기본계획 및 업무일반사항을 이행하는 업무에 관한 문서 <개정 2022.8.19.> |
| 라. | 그 밖의 문서로서 4년 이상 5년 이하의 기간 동안 보존할 필요성이 있는 문서 |
| 5. | 3년 보존 : 업무수행상 당분간 참고가 되나 후일에는 참고할 필요성이 없는 문서 |
| 가. | 각종 증명서의 발급 관계문서 |
| 나. | 주요업무계획 관계문서 |
| 다. | 그 밖의 문서로서 2년 이상 3년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서로서 후일에 참고할 필요가 없는 문서 |
| 라. | 일일명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서 |
| 마. | 부서간 단순한 요구자료, 업무연락, 조회 등을 위한 문서 |
| 바. | 그 밖의 문서로서 4년 이상의 보존기간을 부여하여 보존할 필요성이 없는 문서 |
| 6. | 1년 보존 : |
| 가. | 1회로 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참고할 필요가 없는 문서 |
| 나. | 일일명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서 |
| 다. | 부서간 단순한 요구자료, 업무연락, 조회 등을 위한 문서 |
| 라. | 그 밖의 문서로서 1년 이상의 보존기간을 부여하여 보존할 필요성이 없는 문서 |
| ② | 문서의 종별 보존기간은 문서분류 및 보존연한 별지 서식 2에 따르며, 그 외의 문서는 주무부서장이 정한다. <개정 1998.9.4., 2011.9.26.> |
| ③ | <삭제 2022.8.19.> |
[전문개정 1998.9.4.]
| 제17조(보존기간 변경) |
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문서주무부서는 총장 또는 부서장의 승인을 얻어 보존된 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다. <개정 1998.9.4., 2011.9.26.>
[번호개정 1998.9.4.]
| 제18조(기산) |
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처리 완결된 문서의 보존기간은 다음 학년도 개시일로 한다. <개정 1998.9.4.>
[번호개정 1998.9.4.]
제6장 대여 및 열람
[제목개정 및 번호개정 1998.9.4.]
| 제19조(대여 및 열람) |
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| ① | 관계 기관에서 보존중인 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 보관책임자의 승인을 얻어야 한다. <개정 1998.9.4.> |
| ② | 영구보존문서, 준영구보존문서는 대출하지 아니하는 것을 원칙으로 하며, 그 외의 보존문서 대출기간은 7일을 초과할 수 없다. <개정 1998.9.4.> |
[번호개정 1998.9.4.]
제7장 폐기
| 제20조(폐기) |
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| ① | 폐기되는 모든 문서는 보존문서 기록대장에 적색글씨로 폐기일자를 기입한 후 문서주관부서에서 해당문서 주무부서장과 합의한 후 총장의 결재를 받아 일괄폐기 처리한다. <개정 1998.9.4., 2011.9.26.> |
| ② | 폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 재생 활용하도록 하여야 한다. <개정 1998.9.4.> |
[번호개정 1998.9.4.]
| 제21조(준용) |
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이 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부 공문서 보관ㆍ보존 규정에 준하여 처리한다.
[본조신설 1998.9.4.]
부칙(1979.3.1.)
제1조(세칙)
이 규정 시행에 있어 필요한 세칙은 따로 정한다.
제2조(시행일)
이 규정은 1979. 3. 1. 부터 시행한다.
부칙(1993.9.1.)
이 규정은 1993. 9. 1. 부터 시행한다.
부칙(1998.9.4.)
이 규정은 1998. 9. 4. 부터 시행한다.
부칙(2004.2.1.)
이 규정은 2004. 2. 1. 부터 시행한다.
부칙(2009.3.1.)
이 규정은 2009. 3. 1. 부터 시행한다.
부칙(2011.9.26.)
이 규정은 2011. 10. 1. 부터 시행한다.
부칙(2013.4.2.)
제1조(시행일)
이 규정은 2013. 4. 1. 부터 시행한다.
제2조(경과조치)
이 규정 시행일 이전에 시행한 사항에 대해서는 이 규정에 의하여 이루어진 것으로 본다.
부칙(2014.2.28.)
이 규정은 2014. 3. 1. 부터 시행한다.
부칙(2015.4.1.)
제1조(시행일)
이 규정은 2015. 2. 27. 부터 시행한다.
제2조(적용)
이 규정은 2015.2.27. 직제조정에 따라 개정된 직제 및 직위를 일괄 적용한다.
부칙(2015.6.25.)
이 규정은 2015. 6. 25. 부터 시행한다.
부칙(2016.7.26.)
이 규정은 2016. 7. 26. 부터 시행한다.
부칙(2017.7.31.)
이 규정은 2017. 7. 31. 부터 시행한다.
부 칙(2017.11.24.)
이 규정은 2017. 11. 24.부터 시행한다.
부칙(2019.7.10.)
이 규정은 2019.7.10.부터 시행한다.
부칙(2019.10.24.)
이 규정은 2019.9.1.부터 시행한다.
부칙(2019.12.2.)
이 개정 규정은 2019.12.2.부터 시행한다.
부칙(2021.6.17.)
이 개정 규정은 2021.6.17.부터 시행한다.
부칙(2022.8.19.)
제1조(시행일)
이 규정은 2022.8.19.부터 시행한다.
제2조(적용)
제16조제1항제3호 다목의 신입학 관련 서류는 2020학년도부터, 편입학 관련 서류는 2018학년도부터 10년간 보존하며, 해당 학년도 이전의 서류는 5년간 보존한다.
[별표/서식 파일]