단국대학교 규정관리시스템 | 문서 규정

문서규정

제정 : 1979. 3. 1

개정 : 2018. 5. 28

제1장 총칙

제1조(목적)

이 규정은 단국대학교(이하 "우리 대학교"라 한다)의 문서관리에 관하여 사무행정의 간소화, 표준화, 정보화에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2011.9.26.>

제2조(적용범위)

우리 대학교 문서관리에 관하여는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다. <개정 2011.9.26.>

제2조의 2(사무처리의 전자문서화 원칙)

공적인 업무처리는 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 필요한 경우 종이문서로 이를 대체할 수 있으며, 시급한 사항 및 경미한 사항은 구두, 전자우편, 전화, 팩스, 녹음, 비디오녹화 등을 이용하여 사무 처리할 수 있다. <신설 2018.5.28.>

제3조(용어의 정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

①	"공문서"라 함은 우리 대학교의 내부 또는 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체 기록 포함) 및 접수한 모든 문서를 말한다. <개정 2011.9.26.>

②	"자료"라 함은 생산 또는 취득하는 각종 기록물(공문서 제외) 중 상당 기간에 걸쳐 이를 보존 또는 활용할 가치가 있다고 판단되는 도서ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드 기타 각종 형태의 기록물을 말한다. <개정 2011.9.26.>

③	"문서부서"라 함은 공문서의 분류, 배부, 접수, 발송, 보존 등에 대한 업무지원 및 문서에 관한 사무를 총괄하는 부서로서 총무인사처 총무인사팀 및 총무처 총무팀을 말한다. <개정 2011.9.26., 2013.4.2., 2015.4.1., 2017.11.24.>

④	"처리부서"라 함은 문서의 접수, 발송 및 사무처리를 주관하는 과(팀)를 말한다. <개정 2011.9.26.>

⑤	"정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집, 가공, 저장, 검색, 송신, 수신하는 정보통신체계를 말한다. <개정 2011.9.26.>

⑥	"서명"이라 함은 공문서(다만, 전자문서는 제외한다.) 상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아 볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다. <개정 2018.5.28.>

⑦	"전자문서"라 함은 정보통신망을 활용하여 전자적인 형태로 작성하여 송신 및 수신 또는 저장된 문서를 말한다. <신설 2018.5.28.>

⑧	"전자문서서명"이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서 상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 서명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다. <신설 2018.5.28.>

⑨	"전자이미지 직인"이라 함은 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다. <신설 2018.5.28.>

⑩	"전자문서시스템"이라 함은 문서를 전자적으로 통합관리하기 위한 시스템으로 전자문서의 생산, 기안, 결재, 협조, 등록, 저장, 관리, 발송, 접수, 조회 등을 지원하는 것을 말한다. <신설 2018.5.28.>

⑪	"전자결재"라 함은 전자문서시스템을 활용하여 문서의 작성, 기안, 검토, 협조, 결재 및 공람 등을 전자적으로 처리하는 것을 말한다. <신설 2018.5.28.>

⑫	"결재권자"라 함은 총장 및 우리 대학교 위임전결규정에 의하여 결재권을 위임받은 자 및 이 규정 제25조제1항에 따라 대결하는 자를 말한다. <개정 2011.9.26.> <번호개정 2018.5.28.>

제4조(문서관리의 원칙)

문서는 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제5조(문서의 분장)

각 처리부서의 장은 문서의 능률적인 처리와 책임소재의 명확성을 위하여 소관문서를 단위업무별로 분장하되, 소속 직원간의 업무량을 균형 있게 분장하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제6조(문서의 인계ㆍ인수)

①	교직원이 인사발령 또는 업무분장 조정 등의 사유로 인하여 사무를 인계ㆍ인수하는 때에는 담당업무에 관한 진행사항, 관계문서, 자료 등 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 작성하되, 사무인계에 관한 세부사항은 교직원 복무규정 제46조에 따른다. <개정 2011.9.26.>

②	후임자가 정하여지지 아니한 경우 및 그 밖에 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 사무를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에는 즉시 이를 인계하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제2장 문서의 관리

제7조(문서의 종류)

문서의 종류는 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서, 일반문서로 나뉘며 다음과 같다. <개정 2018.5.28.>

①	법규문서는 법령, 정관, 학칙, 규정, 시행세칙 및 내규 등에 관한 문서를 말한다. <개정 2011.9.26.>

②	지시문서는 지시, 예규 및 일일명령 등을 각 부서 또는 교직원 및 학생에게 지시하기 위하여 작성된 문서를 말한다. <개정 2011.9.26.>

1.	지시 : 대학 본부가 부속기관을 포함한 교내 각 부서에 대하여 개별적, 구체적으로 지시하는 문서를 말한다.

2.	예규 : 반복적 행정사무의 처리기준을 제시하는 법규문서 외의 문서를 말한다.

3.	일일명령 : 출장, 특근 및 각종 휴가 등 일일업무에 관한 지시를 말한다.

③	공고문서는 고시 및 공고 등 일정한 사항을 대내외적으로 알리기 위한 문서를 말한다.

④	비치문서는 비치대장, 비치카드 등 일정한 사항을 기록하여 소속 부서에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

⑤	민원문서는 민원인이 행정부서에 대하여 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다. <개정 2011.9.26.>

⑥	일반문서는 제1항부터 제5항까지에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다. <개정 2011.9.26.>

1.	기안문(시행문 겸용) : 기관(부서)의 의사를 결정하기 위하여 작성하는 문서를 말하며, 별지 서식 1에 따라 작성하며, 등록번호를 사용한다.

2.	간이기안문 : 특정한 사안에 관한 현황 또는 연구ㆍ검토 결과 등을 보고ㆍ건의하거나, 계약사항을 품의하는 경우에 사용하는 양식으로 별지 서식 2에 따라 작성하며, 등록번호를 사용한다.

3.	회보 : 기관(부서)의 장이 소속직원 또는 하급기관에 업무연락ㆍ통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서를 말하며, 별지 서식 3에 따라 작성하며, 등록번호를 사용한다.

4.	팩시밀리발송 : 긴급하거나 경미한 내용의 문서를 팩시밀리로 발송할 때에는 별지 서식 2의 표지를 활용하여 발송한다.

제8조(문서의 성립 및 효력발생)

①	문서는 다른 규정에 특별히 명시한 경우를 제외하고는 해당 문서에 서명으로 결재를 함으로써 성립한다. <개정 2011.9.26.>

②	문서는 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생한다.

제3장 문서의 작성

제9조(문서작성의 일반사항)

①	문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.

②	문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 쓴다.

③	문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점( . )을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점( : )을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다. <개정 2011.9.26.>

④	문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

제10조(용지의 색깔 등)

①	문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

②	문서는 제9조 제4항에서 규정한 용지를 세워서 사용함을 원칙으로 하고 용지의 위로부터 20밀리미터, 아래로부터 10밀리미터, 왼쪽과 오른쪽으로부터 각각 20밀리미터, 머리말 0밀리미터와 꼬리말 0밀리미터의 여백을 두어야 한다. <개정 2011.9.26., 2018.5.28.>

③	문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요할 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제11조(문서의 수정)

①	문서의 일부분을 삭제 또는 수정할 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성 하여 결재를 받아 시행하되 수정 전의 전자문서는 기안자, 검토자, 협조자 또는 결재자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다. <개정 2011.9.26., 2018.5.28.>

②	문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정할 경우에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한다. <개정 2011.9.26.>

제12조(문서의 간인)

①	다음 각호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 결재권자가 기안문에 간인하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

1.	전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2.	사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3.	허가ㆍ인가ㆍ등록 및 계약 등에 관계되는 문서

제13조(면 표시)

①	문서의 면 표시는 문건별 면 수를 중앙하단에 표시하되, 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입하여야 한다. 다만, 첨부물의 면 표시는 각 첨부물별로 따로 하되, 전체면의 수는 생략할 수 있다.

②	문서철별 면 수는 최초에 연필로 표시한 후, 기록물 정리 행사가 끝나면 잉크 등으로 표시한다.

제14조(문서에 대한 표시)

①	문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류 그 밖의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 "첨부(또는 붙임)"의 표시를 하고, 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는 제17조의 규정에 따라 나누어 표시하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

②	문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.

(예시) 금 113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

③	기안문 및 시행문에는 가능한 한 우리 대학교의 로고, 상징, 마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 우리 대학교 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제15조(요지 표시)

문서의 내용이 길고 복잡할 경우에는 별지 서식 5(부전지)에 그 요지를 간략하게 기입하여 첨부할 수 있다. <개정 2011.9.26.>

제4장 문서의 구성

제16조(문서의 구성 등)

①	기안문 및 시행문은 다음 각호와 같이 두문, 본문 및 결문으로 구성한다. <개정 2011.9.26.>

1.	두문은 기관명(단국대학교 등) 및 수신자로 한다.

2.	본문은 제목, 내용 및 첨부(또는 붙임)로 한다.

3.	결문은 발신명의, 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 부서의 우편번호, 주소, 홈페이지주소, 전화번호, 모사전송번호, 담당자의 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.

②	문서에는 처리부서명 및 문서등록 일련번호로 표시하고, 두문의 수신자란에는 수신자명 또는 수신자 기호를 쓰고 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰되, 보조기관 또는 보좌기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 쓴다. <개정 2011.9.26.>

③	수신자가 두 곳 이상인 때에는“수신자 참조”라고 쓰고 발신명의 왼쪽 아래에 수신자란을 설정하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다.

④	전항의 수신자기호는 총무인사처 총무인사팀 및 총무처 총무팀에서 별도로 관리한다. <개정 2011.9.26., 2013.4.2. 2015.4.1., 2017.11.24.>

⑤	제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니 된다.

제17조(항목의 구분)

문서의 내용을 두 개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -,ㆍ등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다. <개정 2011.9.26.>

1.	첫째항목 : 1., 2., 3., 4.,……

2.	둘째항목 : 가., 나., 다., 라.,……

3.	셋째항목 : 1), 2), 3), 4),……

4.	넷째항목 : 가), 나), 다), 라),……

5.	다섯째항목 : (1), (2), (3), (4),……

6.	여섯째항목 : (가), (나), (다), (라),…

7.	일곱째항목 : ①, ②, ③, ④,……

8.	여덟째항목 : ㉮, ㉯, ㉰, ㉱,……

9.	제2호, 제4호, 제6호 및 제8호의 경우에 하, 하), (하), ㉻ 이상 더 계속되는 때에는 거, 거), (거), ,너, 너), (너), ……로 이어 표시한다.

제18조(끝 표시)

①	문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 "끝"표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 첨부의 표시문 끝에 한 자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.

②	본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.

③	연명부(또는 표) 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 "끝"표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항에 따라 "끝" 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 "이하 빈칸" 표시를 하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제5장 기안문서의 작성

제19조(기안문서)

문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 하며 별지 서식1에 따른다. 다만, 업무의 특성상 전자문서의 사용이 적절하지 않은 경우 또는 그 밖의 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다. <개정 2011.9.26., 2018.5.28.>

제20조(수정기안)

수신한 문서를 수정하여 기안하고자 할 경우에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 기안할 수 있다. <개정 2011.9.26.>

제21조(일괄기안)

①	문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 제1안, 제2안 등으로 동시에 일괄하여 기안할 수 있다.

②	전항의 경우 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제22조(공동기안)

①	두 개 이상 부서의 장의 결재를 필요로 하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 부서에서 기안하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

②	전항의 경우 생산등록번호는 당해 문서의 처리를 주관하는 부서의 생산등록번호를 사용한다. <개정 2011.9.26.>

③	제1항의 규정에 의한 공동기안의 경우 발신명의 표시는 해당 문서의 처리를 주관하는 부서장의 명의를 맨 위에, 관계 부서장의 명의를 바로 밑에 표시한다. <개정 2011.9.26.>

제23조(검토 및 협조)

①	기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.

②	문서의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있을 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.

③	제1항 및 제2항의 규정에 따라 기안문을 검토 또는 협조한 자는 해당란에 직위를 쓰고 서명하되, 다른 의견을 표시할 경우에는 기안문의 해당 직위 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 해당 문서 또는 별지 서식 6에 그 의견을 표시하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제6장 문서의 결재

제24조(결재ㆍ전결)

①	문서는 총장의 결재를 받아야 한다. 다만, 부서장 명의로 발신하는 문서는 그 부서장의 결재를 받아야 한다.

②	총장은 사무의 내용에 따라 전결권을 위임할 수 있으며, 위임전결규정은 별도로 정한다. <개정 2011.9.26.>

③	전항의 규정에 따라 위임된 사항을 전결하는 경우에는 총장 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 서명하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제25조(대결)

①	결재권자가 휴가, 출장 그 밖의 사유로 결재할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있다. 다만, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

②	전항의 규정에 따라 위임전결사항을 대결하는 경우에는 결재권자의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 결재권자의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제26조(문서의 생산등록)

문서를 생산한 때에는 생산등록번호를 부여하고, 별지 서식 7의 문서발송대장에 등록하고, 내부결재 문서인 경우에는 문서발송대장의 수신자란에 "내부결재" 표시를 하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제27조(시행문의 작성)

①	결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서는 수신자별로 별지 서식 1의 시행문을 작성하여야 한다. 다만, 수신자가 행정기관이 아닌 경우와 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 문서접수란을 표시하지 아니할 수 있다. <개정 2011.9.26.>

②	제24조, 제25조의 규정에 의한 문서를 시행하는 경우에는 별도로 시행문을 작성하지 아니하고 해당 문서의 복사본(결재란의 서명을 워드프로세서 등으로 새로 기입하여 출력한 경우 포함)의 발신명의 란에 직인을 찍거나 서명하여 시행한다. <개정 2011.9.26.>

제28조(발신명의)

①	문서의 발신명의는 총장으로 한다.

②	교내의 부서 상호간에 발신하는 문서(대내문서)는 해당 부서장의 명의로 한다. <개정 2011.9.26.>

③	내부결재 문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제29조(간이기안문의 시행)

보고서, 계획서, 검토서, 계약서 등 내부결재 문서는 별지 서식 2에 따라 작성하며, 시행문으로 변환하여 시행할 수 없으나, 계약서는 직인을 날인한 후 시행할 수 있다. <개정 2011.9.26.>

제30조(직인날인 및 서명)

①	총장 명의 또는 부서장 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장ㆍ상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 찍거나 서명을 한다.

②	교내 부서 간에 발신하는 시행문에는 발신명의 표시의 마지막 글자 위에 서명하여 시행하되, 필요한 경우에는 소속교직원으로 하여금 발신명의인의 서명표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다.

③	문서부서는 별지 서식 8의 직인사용대장을 비치하고, 직인을 사용할 때마다 기록하고 직인 사용자가 날인하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제31조(직인생략)

①	"경미한 내용의 문서"라 함은 일일명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서와 부서간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서로서 기안자가 결정한 문서를 말한다. <개정 2011.9.26.>

②	전항의 규정에 따른 문서에는 기안문 및 시행문의 발신명의 표시의 오른쪽에 별지 서식 9와 같이 직인생략 또는 서명생략(교내 부서 간에 발신하는 문서에 한한다)의 표시를 하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제32조(문서의 발송)

①	시행문은 처리부서에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송한다. <개정 2011.9.26.>

②	처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자(문서부서의 지원을 받아 문서를 발송하는 경우에는 문서부서의 문서수발업무를 담당하는 자를 말한다)는 발송할 문서와 문서발송대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

③	직인을 찍어 시행하는 문서는 직인 관리자가 직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

④	총장의 명의로 발송하는 문서는 문서부서의 문서발송대장에 기록하여야 하고, 발송하는 문서 중 내용이 중요한 문서는 인편, 등기우편 그 밖의 발송 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 하며, 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서부서의 지원을 받아 발송할 수 있다. <개정 2011.9.26.>

⑤	우편으로 발송하는 문서는 문서부서의 지원을 받아 발송할 수 있다. <개정 2011.9.26.>

제7장 문서의 접수 및 처리

제33조(문서의 접수ㆍ처리)

①	문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서부서에서 직접 받은 문서는 별지 서식 10의 문서접수대장에 기록한 후 지체 없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

②	처리부서에서 접수된 문서에는 별지 서식 11의 접수인을 찍고, 문서접수대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며, 다만, 제1항의 규정에 의하여 문서부서에서 직접 받은 문서는 문서부서가 접수일시를 기재하여 이를 처리과로 보낸다. <개정 2011.9.26.>

③	처리부서의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 결재ㆍ공람할 자의 범위를 정하여 별지 서식 12에 의하여 그 문서를 결재ㆍ공람하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

④	접수인은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍어야 한다. 다만, 별지 서식 1을 사용한 경우에는 접수인을 찍지 아니한다. <개정 2011.9.26.>

제34조(문서의 배부 및 처리)

①	문서부서는 접수한 문서가 두 개 이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에 보내야 한다. 처리부서에서 직접 접수한 경우에도 동일하다. <개정 2011.9.26.>

②	전항의 따라 문서를 접수한 처리부서는 해당 문서를 복사하여 관련 부서에 처리부서장의 명의로 이송하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

제35조(문서수발 기록)

문서부서는 대외문서 발송대장 및 접수대장의 서식을, 처리부서는 교내문서 발송대장 및 접수대장의 서식을 각각 비치하여 문서의 접수와 발송사항을 기록ㆍ유지하여야 한다. 다만, 관보, 책자 그 밖의 인쇄물 등을 배부 또는 접수하는 때에는 그러하지 아니하며, 필요한 경우에는 배부표를 만들어 사용할 수 있다. <개정 2011.9.26.>

제36조(문서의 반송ㆍ재교부 등)

①	문서부서는 접수한 문서에 형식상의 잘못이 있는 경우에는 그 문서의 생산등록번호, 시행일자, 제목과 반송사유를 명시하여 발신기관에 이를 반송할 수 있다. <개정 2011.9.26.>

②	처리부서는 문서부서로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체 없이 문서부서에 반송하여야 하며, 문서부서는 해당 문서를 즉시 재배부하되, 문서부서의 장이 지정하는 처리부서로 보내야 한다. <개정 2011.9.26.>

③	처리부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체 없이 문서부서에 보내어 해당 처리부서에 배부하도록 요청하여야 한다. <개정 2011.9.26.>

부칙(1987.3.1.)

제1조(세칙)

이 규정의 시행에 필요한 세칙은 따로 정한다.

제2조(시행일)

이 규정은 1987. 3. 1. 부터 시행한다.

부칙(1992.3.1.)

이 규정은 1992. 8. 1. 부터 시행한다.

부칙(1998.9.4.)

이 규정은 1998. 9. 4. 부터 시행한다.

부칙(1998.12.8.)

이 규정은 1998. 12. 8. 부터 시행한다.

부칙(1999.10.15.)